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ピボットテーブルで超簡単にデータ集計!作業の進捗状況を知る

ピボットテーブルで作業進捗管理

Excelで作成したタスク管理表を作成している方は、どのように作業の進捗状況を把握していますか?

ポチポチとクリックするだけでデータ集計できる「ピボットテーブル」を使えば、進捗状況を瞬時に把握できます。

TODO分析表を関数で作ると面倒

上記のように集計結果の表を作成して、複雑な関数を入力しなくても良くなります!

エク先輩

どうしても関数で集計したい方はCOUNTIFS関数を使ってください。

ピボットテーブルを使ってみる

ピボットテーブル手順1

①集計対象の「データ範囲」を選択します。その際に、項番やタスクなどの列も含めてください。
②「挿入」タブを左クリックします。
③「ピボットテーブル」ボタンを左クリックします。

ショートカットキー

ピボットテーブル作成(作業②③)
 Alt →  N → 

 

ピボットテーブル手順2

④”ピボットテーブルの作成(上記画面)”というポップアップが出るので、「OK」を左クリックします。

 

ピボットテーブル手順3

⑤ピボットテーブルのフィールドを選択します。

上記画像のように項目をドラッグ&ドロップしてみましょう。

 

ピボットテーブル完了

上記のような集計表が完成します。

  •  ピボットテーブル行に「担当」を選択したので、行ラベルとして担当者が表示されました。
  • ピボットテーブル列に「ステータス」を選択したので、列ラベルとして進捗が表示されました。
  • ピボットテーブル値には「担当」を選択しました。行ラベルと列ラベルに合った個数を自動で算出してくれます。

 

エク先輩

ピボットテーブルのフィールドを選択する際には、“どんな集計表にしたら見やすいか”考えながら試行錯誤してみよう!

セル子

はい。

ドラッグ&ドロップで簡単に修正できますから試しやすいですね!

ピボットテーブルは自動更新されない

ピボットテーブルデータ更新1

タスクのステータスを変更してみましょう。

項番6「お皿洗いする」のステータスを”02_着手中”から”03_完了”に変更してみました。

 

それでは、ピボットテーブルで集計した表を見てみましょう。

ピボットテーブルデータ更新2

元データ(タスク管理表)を更新しても、ピボットテーブルは自動で更新されません。

自分で更新する必要があります。

ピボットテーブルの更新方法

ピボットテーブルデータ更新3

①ピボットテーブル内のセルを、左クリックします。(テーブル内であれば、どこでもOK)

そうすると、ピボットテーブルツールの「分析」タブと「デザイン」タブが表示されます。
②「分析」タブを左クリックします。
③「更新」ボタンを左クリックします。

これで完了です。上記画像の下部のように更新されます。

ショートカットキー

データ更新(作業②③)のショートカットキー
 Alt   F5 

まとめ:ピボットテーブルを使って作業進捗を簡単集計

ピボットテーブルは、ポチポチとクリックするだけで簡単にデータ集計できる便利機能です。

Excelで作成したタスク管理表の作業進捗を可視化・分析したい方は、ピボットテーブルを使ってみることをオススメします。

 

また、ピボットテーブルのショートカットキーを覚えて、作業スピードを向上させていきましょう!
作成: Alt  →  →   V 
更新: Alt  →  F5 

 

以上です。

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