Excelで作成したタスク管理表を作成している方は、どのように作業の進捗状況を把握していますか?

ポチポチとクリックするだけでデータ集計できる「ピボットテーブル」を使えば、進捗状況を瞬時に把握することができます。

TODO分析表を関数で作ると面倒上記のように集計結果の表を作成して、複雑な関数を入力しなくても良くなります!
どうしても関数で集計したい方は、こちらをどうぞ。

参考

1分でわかるCOUNTIFS関数

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ピボットテーブルを使ってみる

ピボットテーブル手順1集計対象の「データ範囲」を選択します。その際に、項番やタスクなどの列も含めてください。
「挿入」タブを左クリックします。
「ピボットテーブル」ボタンを左クリックします。

ピボットテーブル作成(作業②③)のショートカットキー
 Alt  N  V 

ピボットテーブル手順2④”ピボットテーブルの作成(上記画面)”というポップアップが出ますので、「OK」を左クリックします。

ピボットテーブル手順3ピボットテーブルのフィールドを選択します。上記画像のように項目をドラッグ&ドロップしてみましょう。

ピボットテーブル完了上記のような集計表が完成します。

  • ピボットテーブル行に「担当」を選択したので、行ラベルとして担当者が表示されました。
  • ピボットテーブル列に「ステータス」を選択したので、列ラベルとして進捗が表示されました。
  • ピボットテーブル値には「担当」を選択しました。
    • 行ラベルと列ラベルに合った個数を自動で算出してくれます。
エク先輩
ピボットテーブルのフィールドを選択する際には、“どんな集計表にしたら見やすいか”考えながら、試行錯誤してみよう!
セル子
はい。ドラッグ&ドロップで簡単に修正できますから試しやすいですね!

自動で更新されない

ピボットテーブルデータ更新1タスクのステータスを変更してみましょう。
項番6「お皿洗いする」のステータスを”02_着手中”から”03_完了”に変更してみました。

それでは、ピボットテーブルで集計した表を見てみましょう。

ピボットテーブルデータ更新2元データ(タスク管理表)を更新しても、ピボットテーブルは自動で更新されません。
自分で更新する必要があります。

更新方法

ピボットテーブルデータ更新3ピボットテーブル内のセルを、左クリックします。(テーブル内であれば、どこでもOK)

そうすると、ピボットテーブルツールの「分析」タブと「デザイン」タブが表示されます。
「分析」タブを左クリックします。
「更新」ボタンを左クリックします。

これで完了です。上記画像の下部のように更新されます。

データ更新(作業②③)のショートカットキー
 Alt   F5 

まとめ

  • ピボットテーブルは、ポチポチとクリックするだけで簡単にデータ集計できる便利機能です。
  • Excelで作成したタスク管理表の作業進捗を可視化・分析したい方は、ピボットテーブルを使いましょう!
  • ピボットテーブルのショートカットキーを覚えて、作業スピードを向上させましょう!
    作成: Alt  →  →   V 
    更新: Alt  →  F5 
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